Je eerste medewerker in dienst nemen: wat verandert er?
Veel kleine bedrijven beginnen zonder vast personeel. Ze werken namelijk met freelancers, soms jarenlang, en dat werkt prima.
Op een gegeven moment verandert er iets. De samenwerking wordt vaster. De freelancer is er bijna altijd. Ze kennen het bedrijf door en door, zijn bij vergaderingen, en soms heb je ook samen iets te vieren.
Ergens in dat proces stel je jezelf de vraag: moet ik die ene freelancer niet gewoon in dienst nemen? Op het moment dat je dat besluit, voelt de stap klein, en op sommige vlakken is dat ook zo. Toch zijn er ook best wat dingen waar je rekening mee moet houden.
Wat er praktisch verandert
De administratieve verantwoordelijkheid: die komt volledig bij jou te liggen.
Aanmelden bij de Belastingdienst. Als je voor het eerst iemand in loondienst neemt, meld je je aan als werkgever. Je krijgt een loonheffingennummer, waarmee je elke maand loonheffingen afdraagt. Dit doe je via de Belastingdienst, vóórdat je medewerker begint.
Identiteitscheck. Je bent verplicht de identiteit van je medewerker te controleren vóór de eerste werkdag, en een kopie van het identiteitsbewijs te bewaren in je personeelsdossier. Als de medewerker geen Nederlandse nationaliteit heeft, check je ook of ze in Nederland mogen werken.
Een arbeidscontract. Klinkt logisch, maar bij freelancers werkte je waarschijnlijk met een opdrachtovereenkomst. Nu leg je arbeidsvoorwaarden vast: denk aan uren, salaris, vakantiedagen, proeftijd. Heb je een cao die van toepassing is? Check dat ook, want sommige cao's gelden automatisch voor jouw sector.
Een arbodienst. Als werkgever ben je verplicht een contract te hebben met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Die heb je nodig zodra iemand langdurig ziek wordt, dus regelen voordat je iemand in dienst neemt is slimmer dan erachter komen als het al nodig is.
Verlof bijhouden. Iedere medewerker bouwt vakantiedagen op: minimaal vier keer het aantal contracturen per week per jaar. Bij freelancers hoefde je dat niet bij te houden, maar vanaf nu natuurlijk wel.
Ziekteverzuim en de Wet verbetering Poortwachter. Uit gesprekken die ik voerde met kleine ondernemers blijkt dat dit het meest onderschatte onderdeel is. Zodra iemand langdurig uitvalt, heb je als werkgever een reeks verplichtingen: probleemanalyse, plan van aanpak, melding bij het UWV in week 42. Een gemiste deadline kan je een extra jaar loondoorbetaling kosten. We hebben hier een apart artikel over geschreven: De Wet verbetering Poortwachter: het complete stappenplan →
Wat er niet verandert
De manier waarop je met mensen omgaat. Als je al jaren freelancers behandelt als collega's, is de cultuur er al. Een arbeidscontract verandert de relatie niet per se, het formaliseert hem alleen.
Hoe Heartsome hierbij helpt
Als je toch die stap zet, is het een goed moment om je HR meteen goed in te richten. Niet met een spreadsheet die je na een maand niet meer bijhoudt, maar met één plek waar alles staat.
In Heartsome houd je personeelsdossiers bij, inclusief contracten en identiteitsbewijzen. Verlof en ziekteverzuim worden automatisch bijgehouden. En als je tegelijk ook op zoek bent naar je tweede medewerker, zit de recruitment-kant er ook gewoon in.
Of lees meer over Heartsome voor kleine bedrijven →