Personeelsdossier bijhouden: wat moet erin, wat mag niet en hoe lang bewaar je het?
Een personeelsdossier bijhouden klinkt al snel als iets voor een HR-afdeling. Maar ook als je maar een paar medewerkers in dienst hebt, is het goed bijhouden van personeelsgegevens belangrijk. In de praktijk is dit niet altijd even makkelijk, omdat het onduidelijk kan zijn wat je allemaal moet bewaren, wat je juist níet mag vastleggen en wanneer je iets weer moet verwijderen.
Het belangrijkste om te weten: er is niet één algemene bewaartermijn voor het hele personeelsdossier. En het grootste probleem is meestal niet dat je te weinig bewaart, maar dat je te veel bewaart.
Wat moet er in een personeelsdossier?
Een aantal gegevens heb je als werkgever in ieder geval nodig:
De arbeidsovereenkomst en eventuele wijzigingen daarop
Persoonsgegevens voor de arbeidsovereenkomst en salarisadministratie
Een kopie van het identiteitsbewijs
De loonbelastingverklaring
Relevante documenten over het functioneren van de medewerker
Gegevens over vakantiedagen, verlof en verzuim
Ook documenten zoals een VOG, diploma's of certificaten kunnen onderdeel zijn van het dossier als ze relevant zijn voor de functie.
Wat mag er niet in?
Niet alle informatie over een medewerker mag je vastleggen. De AVG verbiedt het bewaren van bijzondere persoonsgegevens, tenzij er een specifieke wettelijke uitzondering geldt. Hieronder vallen gegevens over bijvoorbeeld de gezondheid, geloofsovertuiging, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap, seksuele geaardheid en ras of etnische afkomst. Ook strafrechtelijke gegevens mag je niet zomaar vastleggen.
Een veelgemaakte fout is dat er bij een ziekmelding alsnog bepaalde medische informatie wordt genoteerd door een manager of HR-persoon. Zo mag je bijvoorbeeld niet noteren:
"Medewerker is ziek vanwege een burn-out."
Of:
"Medewerker is geopereerd aan zijn knie."
Zelfs als een medewerker zelf aangeeft hoofdpijn te hebben en daarom thuisblijft, leg je die informatie niet vast. Als werkgever hoef je de diagnose, oorzaak of behandeling van een ziekte niet te weten.
Wat je wél hoort bij te houden: de datum van de ziekmelding en wanneer iemand weer aan het werk gaat. Dat is noodzakelijk voor je loondoorbetaling en verzuimbeleid.
Hoe lang moet je een personeelsdossier bewaren?
Zoals gezegd, bestaat er geen vaste bewaartermijn voor het personeelsdossier als geheel. Wel gelden er per soort gegevens andere regels:
Loonadministratie: 7 jaar
Kopie identiteitsbewijs en loonbelastingverklaring: minimaal 5 jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding
Arbeidsovereenkomst, functioneringsgesprekken, Poortwachter-documenten: 2 jaar na uitdiensttreding
Overige persoonsgegevens: niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt
Een praktisch uitgangspunt: vraag jezelf bij ieder document af waarom je het bewaart, of je het nog nodig hebt en of er een wettelijke bewaarplicht geldt.
Gegevens van sollicitanten. Heb je iemand niet aangenomen? Dan verwijder je de gegevens zodra je ze niet meer nodig hebt voor de procedure. Wil je ze bewaren voor een toekomstige vacature, dan kan dat alleen met toestemming van de sollicitant.
Wie mag het dossier inzien?
Niet iedereen in je organisatie hoeft bij personeelsdossiers te kunnen. Geef alleen toegang aan mensen die de gegevens nodig hebben voor hun werk, zoals een leidinggevende. Verder heeft een medewerker altijd recht op inzage in zijn of haar eigen gegevens, zonder dat ze daarvoor een reden hoeven te geven.
Mag je een personeelsdossier digitaal bewaren?
Ja. Digitale opslag kan juist handiger zijn, zeker als je met een klein team werkt. Al betekent digitaal niet automatisch veilig. Zorg voor toegangsbeperking, sterke wachtwoorden, goede beveiliging en een duidelijke procedure voor het verwijderen van gegevens als je ze niet meer nodig hebt.
Personeelsdossier bijhouden als klein bedrijf
In de praktijk ziet een personeelsadministratie er bij kleine bedrijven vaak zo uit: een arbeidsovereenkomst in Google Drive, een VOG ergens in een map, een beoordelingsverslag als Word-bestand, verlof in een spreadsheet en informatie over ziekte in een mailbox.
Los van elkaar werkt dat misschien prima, totdat je iets moet terugvinden, of je je afvraagt: "Mogen we dit eigenlijk nog bewaren?"
Een centrale personeelsadministratie maakt dat een stuk eenvoudiger.
Hoe Heartsome hierbij helpt
In Heartsome houd je personeelsgegevens, contracten en documenten op één plek bij. Je stelt per document in wie er toegang toe heeft, zodat gevoelige informatie niet zomaar voor iedereen inzichtelijk is. En je kunt aan documenten een vervaldatum koppelen, zodat je een melding krijgt als iets verlengd of verwijderd moet worden. Verlof en ziekteverzuim worden vanuit dezelfde omgeving beheerd, zodat je niet langer verschillende spreadsheets, mappen en losse bestanden bij elkaar hoeft te zoeken.
Of lees meer over Heartsome voor kleine bedrijven →
Een goed personeelsdossier is niet het dossier waarin je zoveel mogelijk bewaart. Het is een dossier waarin je precies genoeg bewaart, op de juiste plek, en voor de juiste periode.
De regels rondom personeelsgegevens kunnen veranderen. Dit artikel geeft een algemeen beeld op basis van de huidige AVG en arbeidsrechtelijke regels, en is geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel altijd een jurist of HR-adviseur.