Op hoeveel vakantiedagen heeft een medewerker recht, en wat moet je als werkgever regelen?
Hoeveel vakantiedagen geef ik mijn medewerkers? Het klinkt als een simpele vraag, maar er zitten een paar haken en ogen aan, zeker als je ook onderscheid wil maken tussen wat wettelijk verplicht is en wat je er als werkgever bovenop geeft.
Dit is wat je moet weten.
Hoeveel vakantiedagen zijn verplicht?
In Nederland heeft elke medewerker recht op minimaal vier keer het aantal werkdagen per week. Voor iemand die vijf dagen per week werkt, zijn dat dus minimaal 20 vakantiedagen per jaar. Werkt iemand bijvoorbeeld vier dagen per week, dan is het minimum 16 dagen.
Dit zijn de wettelijke vakantiedagen. Je mag er altijd meer geven, maar minder mag dus niet.
Wettelijk en bovenwettelijk: wat is het verschil?
Wettelijke vakantiedagen zijn de verplichte dagen, dus minimaal 4x het aantal werkdagen per week. Deze dagen vervallen wettelijk gezien zes maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd, dus vakantiedagen van 2026 vervallen op 1 juli 2027, tenzij de medewerker ze niet kon opnemen door bijvoorbeeld ziekte of een bijzondere omstandigheid.
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn de dagen die je er als werkgever bovenop geeft. Veel cao's schrijven dit voor, maar ook zonder cao kun je extra dagen aanbieden. Voor bovenwettelijke dagen geldt een langere vervaltermijn van vijf jaar, en je kunt als werkgever zelf bepalen of en wanneer ze vervallen.
Het onderscheid bijhouden is dus niet alleen netjes, het heeft ook praktische gevolgen voor wanneer dagen vervallen.
Opbouw: vooraf of achteraf?
Een keuze die je als werkgever maakt, is wanneer vakantiedagen beschikbaar komen. Er zijn twee gangbare opties:
Jaarlijks vooraf betekent dat alle dagen op de eerste dag van het beleidsjaar in één keer worden toegekend. Iemand die op 1 januari in dienst treedt, heeft die dag meteen al zijn 20 dagen beschikbaar. Dat is administratief eenvoudig, maar het nadeel is dat iemand die in februari alweer vertrekt theoretisch meer dagen heeft opgenomen dan ze hebben opgebouwd.
Maandelijks achteraf betekent dat dagen geleidelijk worden opgebouwd, ongeveer 1,67 dag per maand voor een fulltime medewerker. Dat is eerlijker als medewerkers halverwege het jaar in dienst komen of vertrekken, en je voorkomt dat je bij uitdiensttreding te veel dagen moet uitbetalen.
Welke je kiest hangt af van hoe je het wil beheren en hoe stabiel je team is.
Ongebruikte dagen: meenemen of laten vervallen?
Niet elke medewerker neemt alle vakantiedagen op. Als werkgever bepaal je of ongebruikte dagen meegenomen mogen worden naar het volgende jaar, en zo ja, wanneer ze dan alsnog vervallen.
Een overdrachtsperiode van zes maanden is een gangbare keuze: dagen die aan het einde van het jaar overblijven, moeten dan voor 1 juli van het nieuwe jaar worden opgenomen. Stel je geen vervaldatum in, dan kunnen dagen zich opstapelen, en dat wil je eigenlijk niet.
Waar het in de praktijk vaak misgaat
Veel werkgevers leggen wettelijke en bovenwettelijke dagen niet apart vast, waardoor je aan het einde van het jaar niet meer precies weet welke dagen zijn vervallen en welke niet. Ook de opbouw voor deeltijdwerkers of mensen die halverwege het jaar in dienst komen, gaat nog weleens fout als je het handmatig bijhoudt in een spreadsheet.
Hoe stel je dit in in Heartsome?
In Heartsome maak je per verloftype een apart beleid aan, zodat je wettelijke en bovenwettelijke dagen los van elkaar kunt bijhouden. Via de Bedrijfsinstellingen kun je een verlofbeleid toevoegen of bewerken.
Voor elk beleid stel je in:
Jaarlijks recht: hoeveel dagen per jaar, en of je evenredige verdeling inschakelt voor deeltijdwerkers en mensen die halverwege het jaar in dienst komen
Opbouwfrequentie: kies je voor jaarlijks vooraf (alle dagen in één keer) of maandelijks achteraf (geleidelijke opbouw)
Overdracht: sta je toe dat ongebruikte dagen worden meegenomen, en zo ja, wanneer vervallen ze dan
Automatisch toewijzen: zet dit aan als je wil dat nieuwe medewerkers dit beleid automatisch krijgen toegewezen
Een veelgebruikte opzet bestaat uit twee vormen van beleid: één voor wettelijke vakantiedagen (20 dagen, automatisch toegewezen) en één voor bovenwettelijke dagen (bijvoorbeeld 5 dagen extra). Zo zie je per medewerker precies hoeveel van elk soort er nog openstaat, en je medewerkers kunnen dit zelf ook terugzien.
Of lees meer over Heartsome voor kleine bedrijven →
Veelgestelde vragen
Moet ik wettelijk en bovenwettelijk apart bijhouden?
Ja, want ze hebben een andere vervaltermijn. Als je ze samenvoegt, weet je aan het einde van het jaar niet meer welke dagen zijn vervallen en welke niet.
Welke dagen worden als eerste opgenomen?
Wettelijke vakantiedagen gaan als eerste op, tenzij je met de medewerker schriftelijk iets anders afspreekt. Dat is in het voordeel van de medewerker: de dagen die het snelst vervallen worden als eerste gebruikt, en de bovenwettelijke dagen blijven langer staan.
Wat als iemand halverwege het jaar in dienst komt?
Dan heeft diegene recht op een evenredig deel van de jaarlijkse vakantiedagen. Bij maandelijkse opbouw gaat dat automatisch goed, bij jaarlijkse vooruitstorting moet je handmatig corrigeren. In Heartsome kun je evenredige verdeling inschakelen, zodat dit automatisch wordt berekend.
Wat als iemand parttime werkt?
Voor deeltijdwerkers gelden dezelfde regels, maar worden de dagen naar rato berekend. Iemand die drie dagen per week werkt heeft recht op minimaal 12 vakantiedagen (4 x 3). Met evenredige verdeling ingeschakeld wordt dit automatisch aangepast, ook als iemand van uren wisselt.
De regels rondom vakantiedagen kunnen veranderen. Dit artikel geeft een algemeen beeld op basis van de huidige arbeidsrechtelijke regels, en is geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel altijd een jurist of HR-adviseur.