Wanneer heb je HR-software nodig als klein bedrijf?

Of je als klein bedrijf HR-software nodig hebt, hangt niet alleen af van hoeveel mensen je hebt. Soms red je het prima met tien medewerkers zonder systeem. Soms ben je bij zes al het overzicht kwijt. Grootte speelt mee, maar het zijn de signalen die het verschil maken.

Wanneer is het tijd voor HR-software?

Er is geen vaste grens, maar hier zijn vijf signalen waaraan de meeste kleine bedrijven merken dat het informele niet meer werkt.

Je weet niet meer wie wanneer vrij is. Zolang je vier mensen hebt die het onderling regelen, werkt dat prima. Maar op een gegeven moment begint iemand te vragen: "Wacht, was jij die week niet ook weg?"

Je weet niet meer wat er in een personeelsdossier hoort. Welke documenten bewaar je verplicht, en hoe lang? Wat doe je met een contract dat bijna afloopt? Dit zijn vragen die klein beginnen en groter worden naarmate je team groeit. Een goed ingericht dossier per medewerker is wettelijk verplicht, en zonder systeem is het makkelijk om dingen over het hoofd te zien.

Je team groeit en afspraken worden mondeling gemaakt. Van vijf naar tien medewerkers is een kleine stap op papier, maar in de praktijk verandert er veel. Er komen mensen bij die je minder goed kent, en wat vroeger vanzelf liep, moet nu worden vastgelegd.

Je overweegt een HR-medewerker aan te nemen. Vaak omdat je het overzicht kwijt bent en denkt dat een extra persoon dat oplost. Soms klopt dat. Maar soms is een goed systeem al genoeg om weer grip te krijgen, zonder dat je iemand hoeft aan te nemen. En als je later toch iemand aanneemt voor HR, kan diegene er meteen mee aan de slag.

Als iemand vertrekt, verdwijnt het overzicht mee. Hoeveel vakantiedagen stonden er nog open? Wat is er in het laatste beoordelingsgesprek afgesproken? Die kennis zit in het hoofd van iemand die er niet meer is. Dat is het moment waarop veel kleine bedrijven merken dat informeel bewaren een risico is.

Ik sprak onlangs met een klein bedrijf dat van 8 naar bijna 15 mensen was gegroeid: een mix van medewerkers in Nederland, mensen in het buitenland, en een paar freelancers aan wie ze ook vakantiedagen en ziekteverzuim boden. Al die informatie liep via e-mail en een handvol Google Forms. Het werkte, maar tegelijkertijd wisten ze dat ze op een punt waren beland dat het een keer mis zou gaan. Dat was voor hen het moment waarop 'het werkt nog wel' niet meer genoeg voelde, en ze voor Heartsome kozen.

Wat Heartsome doet

Heartsome is HR- en recruitmentsoftware voor kleine bedrijven: personeelsdossiers, verlof, ziekteverzuim en hiring op één plek. Vanaf €1 per medewerker per maand.

Meer over Heartsome voor kleine bedrijven →

En als het nog te vroeg is?

Eerder dit jaar sprak ik met een ondernemer met een team van zes. Autonoom werkend, eigen klantenportefeuilles, vakanties werden onderling geregeld. Hij had niks op papier staan, maar het werkte gewoon. Na de demo was hij positief, maar hij besloot er nog niet mee te beginnen omdat het toch te vroeg voelde.

"Ik zou eerder kijken als ik richting de tien mensen ga, of als ik een HR-medewerker ga aannemen."

Prima.

Als jij in die fase zit, dan is dat ook helemaal oké. Je weet ons te vinden als je de eerste signalen begint te merken, of als je wilt dat de dingen gewoon goed geregeld zijn, zonder dat je er elke keer aan hoeft te denken.

Tot die tijd: veel succes met het bouwen van je bedrijf.