De Wet verbetering Poortwachter: het complete stappenplan voor kleine werkgevers
De meeste kleine werkgevers ontdekken de week 42-melding op de slechtst mogelijke manier: op het moment dat het UWV hen er achteraf op wijst. Het blijkt dat ze maanden geleden al iets hadden moeten doen, en nu moeten ze het loon doorbetalen voor een extra jaar. Iets waar je als klein bedrijf niet op zit te wachten, en misschien ook helemaal niet wist.
De Wet verbetering Poortwachter legt je als werkgever een reeks verplichtingen op zodra iemand langdurig uitvalt. Hier komen deadlines bij kijken die maanden later liggen, en die je makkelijk vergeet als je HR erbij doet naast al het andere. In dit artikel bespreken we de concrete stappen.
Wet verbetering Poortwachter: het stappenplan
Dag 1 — Eerste ziektedag registreren
Zodra een medewerker zich ziek meldt, leg je de eerste ziektedag vast. Dat klinkt simpel, maar het is de basis voor alle deadlines die erna komen. Je hoeft de arbodienst of bedrijfsarts niet meteen op dag één te bellen, maar zorg dat de datum goed staat geregistreerd. Als de ziekte langer duurt, wordt alles daarop berekend.
Week 6 — Probleemanalyse
De bedrijfsarts brengt in kaart wat de beperkingen zijn, wat de medewerker nog wel kan, en hoe lang herstel waarschijnlijk duurt. Dit document is de basis voor alles wat erna komt.
Week 8 — Plan van aanpak
Werkgever en medewerker stellen samen een plan op: wat zijn de re-integratiedoelen, welke aanpassingen zijn nodig, hoe ziet de terugkeer eruit? Dit plan leg je schriftelijk vast.
Tussentijds — Evaluaties
Elke vier tot zes weken bespreek je de voortgang. Wat gaat goed, wat niet, moet het plan worden bijgesteld? Alles documenteer je, het UWV kan hier later naar vragen.
Week 42 — Melding bij het UWV
Dit is de deadline die het vaakst wordt gemist. Na 42 weken langdurige ziekte ben je verplicht dit te melden bij het UWV. Te laat melden leidt vrijwel automatisch tot een loonsanctie.
Week 52 — Eerstejaarsevaluatie
Een jaar na de eerste ziektedag evalueer je samen met de medewerker hoe de re-integratie is verlopen en wat de plannen zijn voor het tweede jaar.
Week 88 — Voorbereiding WIA
Als de medewerker na bijna twee jaar nog steeds niet kan werken, begint de voorbereiding op een WIA-aanvraag. Werkgever en medewerker maken een eindevaluatie, en uiterlijk in week 93 vraagt de medewerker de uitkering aan.
Jaar 2 — Einde loondoorbetalingsverplichting
Na twee jaar ziekte stopt in principe je verplichting om loon door te betalen. Maar alleen als je alle stappen correct hebt gevolgd.
Waarom kleine werkgevers dit missen
Iemand meldt zich ziek, je wenst diegene beterschap, en je gaat door met de rest van je werk. Dat de arbodienst waarmee je ooit een contract hebt afgesloten inmiddels drie keer van naam is gewisseld, heb je niet door. Dat er in week 42 iets naar het UWV moet, wist je ook niet. En dat je voor dat gemiste moment straks misschien een jaar extra loon moet doorbetalen, dat komt al helemaal als verrassing.
Kleine werkgevers hebben niet meer informatie nodig, maar een systeem dat bijhoudt wat wanneer moet. Overzichtelijk en zonder jargon, zodat je er niet over hoeft na te denken.
Hoe Heartsome dit bijhoudt
In Heartsome zie je per zieke medewerker precies waar je staat in het verzuimtraject, welke acties wanneer nodig zijn, en wanneer een deadline nadert.
Zodra iemand zich ziek meldt, houdt Heartsome de dagen bij. Na twee weken krijg je automatisch een melding: de ziekte wordt nu als langdurig beschouwd, inclusief de vervolgstappen. Vanaf dat moment zie je in de tool een volledig overzicht van alle deadlines, met reminders voordat een termijn verstrijkt, niet erna.
Je hoeft het niet zelf bij te houden. Heartsome houdt alles voor je bij.
Veelgestelde vragen
Geldt de Wet verbetering Poortwachter ook voor kleine bedrijven?
Ja. De wet geldt voor alle werkgevers in Nederland, ongeacht grootte of rechtsvorm. Ook als je twee medewerkers in dienst hebt.
Wat gebeurt er als ik een deadline mis?
Het UWV kan je verplichten het loon door te betalen voor maximaal 52 extra weken. De week 42-melding is daarin de meest kritieke: die wordt het vaakst gemist en leidt vrijwel automatisch tot een sanctie als je te laat bent.
Iemand meldt zich beter, maar wordt binnen 4 weken opnieuw ziek. Wat dan?
Dan telt de ziekte als één doorlopend verzuimtraject. De Poortwachter-klok loopt gewoon door, en je begint niet opnieuw bij dag 1. Dit wordt ook wel de samentelregel of relapse rule genoemd.
Moet ik een arbodienst hebben?
Ja, als werkgever ben je verplicht een contract te hebben met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Dit regel je los van Heartsome.
Wat als de medewerker zich beter meldt voor week 42?
Dan vervalt de verplichting voor de stappen die nog niet aan de orde waren. Leg wel alles vast, voor het geval de medewerker later opnieuw uitvalt.
Werkt dit ook voor stichtingen en non-profits?
Ja, de wet geldt ook voor stichtingen. We hebben een apart artikel geschreven specifiek voor die situatie: Ziekteverzuim bij een stichting: stappen die je niet mag missen →
Hoe gebruik ik Heartsome voor ziekteverzuim?
Je meldt de medewerker ziek in Heartsome (of de medewerker meldt zichzelf ziek, afhankelijk van je instellingen), en de tool berekent automatisch alle vervolgdeadlines en stuurt je reminders.
Begin vandaag
Heartsome is HR- en recruitmentsoftware voor kleine bedrijven: personeelsdossiers, verlof, ziekteverzuim en hiring op één plek. Vanaf €1 per medewerker per maand.
Of lees meer over Heartsome voor kleine bedrijven →