Ziekteverzuim bij een klein bedrijf: stappen die je niet mag missen
Je hoort het maandagmorgen: iemand is ziek. Je stuurt een begripvol berichtje, wenst diegene beterschap, en gaat verder met je dag.
Maar afhankelijk van hoelang iemand ziek blijft, liggen er vervolgstappen op de loer.
De Wet verbetering Poortwachter legt werkgevers een reeks verplichtingen op zodra een medewerker uitvalt, met deadlines die soms weken en soms maanden later liggen, en die je makkelijk vergeet als je HR erbij doet naast al het andere. De consequentie als je er één mist is niet mals: het UWV kan je verplichten het loon tot 52 weken extra door te betalen.
Dit is wat je moet weten.
Wat de wet van je vraagt
De Wet verbetering Poortwachter heeft één doel: voorkomen dat medewerkers onnodig lang thuiszitten. Daarvoor legt ze werkgevers een stappenplan op met vaste deadlines.
Dag 1 — Eerste ziektedag registreren
Zodra een medewerker zich ziek meldt, leg je de eerste ziektedag vast. Dat klinkt simpel, maar het is de basis voor alle deadlines die erna komen. Je hoeft de arbodienst of bedrijfsarts niet meteen op dag één te bellen, maar zorg dat de datum goed staat geregistreerd, want als de ziekte langer duurt, wordt alles daarop berekend.
Week 6 — Probleemanalyse
De bedrijfsarts brengt in kaart wat de beperkingen zijn, wat de medewerker nog wel kan, en hoe lang herstel waarschijnlijk duurt. Dit document is de basis voor alles wat erna komt.
Week 8 — Plan van aanpak
Werkgever en medewerker stellen samen een plan op: wat zijn de re-integratiedoelen, welke aanpassingen zijn nodig, hoe ziet de terugkeer eruit? Dit plan leg je schriftelijk vast.
Tussentijds — Evaluaties
Elke vier tot zes weken bespreek je de voortgang, of het plan moet worden bijgesteld, en wat er goed of minder goed gaat. Alles documenteer je, want het UWV kan hier later naar vragen.
Week 42 — Melding bij het UWV
Dit is de deadline die het vaakst wordt gemist. Na 42 weken langdurige ziekte ben je verplicht dit te melden bij het UWV, en te laat melden leidt vrijwel automatisch tot een loonsanctie.
Week 52 — Eerstejaarsevaluatie
Een jaar na de eerste ziektedag evalueer je samen met de medewerker hoe de re-integratie is verlopen en wat de plannen zijn voor het tweede jaar.
Week 88 — Voorbereiding WIA
Als de medewerker na bijna twee jaar nog steeds niet kan werken, begint de voorbereiding op een WIA-aanvraag. Het UWV stuurt informatie, werkgever en medewerker maken een eindevaluatie, en uiterlijk in week 93 vraagt de medewerker de uitkering aan.
Jaar 2 — Einde loondoorbetalingsverplichting
Na twee jaar ziekte stopt in principe je verplichting om loon door te betalen, maar alleen als je alle stappen correct hebt gevolgd.
Waarom dit zo vaak misgaat als je HR ernaast doet
Als je zelf ook de offertes schrijft, de klanten te woord staat en de facturen verstuurt, is HR ernaast doen geen probleem, zolang iedereen gewoon aan het werk is.
Maar op het moment dat iemand langdurig uitvalt, kom je erachter hoeveel er van je wordt verwacht. Ineens moet je een contract afsluiten met een arbodienst (verplicht, maar iets wat veel mensen pas regelen als het al nodig is), de juiste formulieren invullen en de juiste deadlines bijhouden, terwijl je ook het werk van degene die uitvalt opvangt.
Ondertussen lopen de deadlines gewoon door.
Hoe Heartsome dit bijhoudt
In Heartsome zie je per zieke medewerker precies waar je staat in het verzuimtraject, welke acties wanneer nodig zijn, en wanneer een deadline nadert.
Zodra iemand zich ziek meldt, houdt Heartsome de dagen bij. Na twee weken krijg je automatisch een melding dat de ziekte nu als langdurig wordt beschouwd, inclusief vervolgstappen. Vanaf dat moment zie je in de tool een volledig overzicht van alle deadlines, van week 6 tot en met jaar 2, met reminders voordat een termijn verstrijkt, niet erna.
Zo ziet dat eruit voor een medewerker die al een tijdje ziek is:
Dag 1 – gerapporteerd ziek: 13 april 2026
Week 6 – probleemanalyse: 25 mei 2026
Week 8 – plan van aanpak: 8 juni 2026
Week 42 – UWV-melding: 1 februari 2027
Jaar 1 – eerstejaarsevaluatie: 13 april 2027
Week 88 – WIA-aanvraag: 20 december 2027
Jaar 2 – einde loondoorbetalingsverplichting: 12 april 2028
Je hoeft het niet zelf bij te houden. Het staat er gewoon.
Veelgestelde vragen
Geldt de Wet verbetering Poortwachter ook als ik maar een paar medewerkers heb?
Ja, de wet geldt voor alle werkgevers in Nederland, ongeacht grootte of sector, ook als je maar één of twee mensen in dienst hebt.
Wat gebeurt er als ik een deadline mis?
Het UWV kan je verplichten het loon door te betalen voor maximaal 52 extra weken, wat een serieus financieel risico is als je geen grote buffer hebt.
Moet ik een arbodienst hebben?
Ja, als werkgever ben je verplicht een contract te hebben met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Dit regel je los van Heartsome, en het is verstandig om dat te doen voordat je eerste medewerker in dienst treedt.
Wat als de medewerker zich beter meldt voor week 42?
Dan vervalt de verplichting voor de stappen die nog niet aan de orde waren, maar het is wel verstandig alles te documenteren, voor het geval de medewerker later opnieuw uitvalt.
Hoe gebruik ik Heartsome voor ziekteverzuim?
Je meldt de medewerker ziek in Heartsome (of de medewerker meldt zichzelf ziek, afhankelijk van je instellingen), en de tool berekent automatisch alle vervolgdeadlines en stuurt je reminders.
Hoe Heartsome hierbij helpt
In Heartsome houd je HR en verzuim op één plek bij. Verlof, ziekteverzuim en personeelsdossiers zitten in dezelfde omgeving, zodat je niet langer verschillende tools en spreadsheets bij elkaar hoeft te zoeken.
Of lees meer over Heartsome voor kleine bedrijven →