Urenregistratie voor stichtingen: zo verantwoord je subsidie-uren zonder gedoe
Als je subsidie ontvangt voor een project, hoort daar verantwoording bij. Je moet kunnen aantonen dat de middelen zijn ingezet waarvoor ze bedoeld waren, en dat betekent in de meeste gevallen dat je de gewerkte uren per project of activiteit moet kunnen laten zien.
Voor veel stichtingen is dat makkelijker gezegd dan gedaan, zeker als je met meerdere projecten tegelijk werkt of als medewerkers uren op verschillende activiteiten boeken.
Wat subsidieverstrekkers van je verwachten
Gemeenten, fondsen en andere verstrekkers vragen bij de eindverantwoording vrijwel altijd een overzicht van de bestede uren per activiteit of doelstelling. Kun je dat niet aanleveren, dan kun je de subsidie niet volledig verantwoorden, en in het slechtste geval moet je een deel terugbetalen.
Daarbij gaat het niet alleen om het totaal, maar ook om wie wat heeft gedaan. De uren van een projectleider tellen anders dan die van een vrijwilliger, en dat onderscheid wil je kunnen maken.
Waar het in de praktijk misgaat
Het probleem is niet dat mensen niet willen registreren, maar dat het te veel moeite kost om het consequent bij te houden. Urenregistratie werkt het best als het onderdeel is van iets wat je toch al doet, niet als een losse taak die je jezelf elke week opnieuw moet herinneren.
Daarnaast werken veel stichtingen met meerdere projecten tegelijk, elk met hun eigen subsidie en eigen verantwoordingseisen. Dat bijhouden in losse bestanden per project leidt vroeg of laat tot fouten of gaten.
Hoe Heartsome dit bijhoudt
In Heartsome loggen medewerkers hun gewerkte uren per dag en per categorie, overzichtelijk in een weekgrid. Je maakt de categorieën zelf aan, bijvoorbeeld per project, subsidie of activiteit, en geeft elke categorie een naam en kleur.
Je kiest zelf wie uren bijhoudt: iedereen, of alleen de medewerkers voor wie het relevant is. De rest ziet er niets van.
Via Rapportages zie je een overzicht van alle geregistreerde uren, per categorie of per persoon, over een periode die je zelf instelt. Dat exporteer je met één klik naar Excel, klaar om in te leveren bij de subsidieverstrekker.
Of lees meer over Heartsome voor stichtingen →
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers ook toelichting toevoegen per uur? Ja, per dag kun je per categorie een toelichting invullen. Handig als je voor de verantwoording meer context moet geven dan alleen het aantal uren.
Kunnen we meerdere projecten apart bijhouden? Ja, je maakt per project of subsidie een eigen categorie aan. Zo zie je in de rapportage precies hoeveel uren er per project zijn gemaakt.
Moeten alle medewerkers uren loggen? Nee, je kiest zelf wie urenregistratie ziet en gebruikt. Je kunt het inschakelen voor iedereen, of alleen voor specifieke medewerkers.
In welk formaat kan ik de uren exporteren? Je exporteert het overzicht naar Excel, wat het meestgevraagde formaat is bij subsidieverstrekkers.
Werkt dit ook voor bedrijven die uren per klant bijhouden? Ja, urenregistratie per categorie werkt net zo goed als je uren per klant of project wil bijhouden. Je maakt dan per klant een categorie aan en exporteert het overzicht aan het einde van de maand of het project.