Ziekteverzuim bij een stichting: stappen die je niet mag missen
Iemand meldt zich ziek. Je stuurt een begripvol appje, wenst diegene beterschap, en denkt: voor elkaar.
Maar afhankelijk van hoelang iemand ziek blijft, liggen er vervolgstappen op de loer.
De Wet verbetering poortwachter legt werkgevers een reeks verplichtingen op zodra een medewerker uitvalt. Deadlines die soms weken, soms maanden later liggen — en die je makkelijk vergeet als je HR-taken erbij doet naast al het andere werk.
Bij stichtingen en andere non-profits gaat dit regelmatig mis. Niet omdat mensen het niet willen, maar omdat niemand het ze ooit heeft uitgelegd. En de consequentie als je een deadline mist is niet gering: het UWV kan je verplichten het loon tot 52 weken extra door te betalen.
Dit is wat je moet weten.
Wat de wet van je vraagt
De Wet verbetering poortwachter heeft één doel: voorkomen dat medewerkers onnodig lang thuiszitten. Daarvoor legt ze werkgevers een stappenplan op met vaste deadlines. Elke stap bouwt voort op de vorige.
Dag 1 — Eerste ziektedag registreren
Zodra een medewerker zich ziek meldt, leg je de eerste ziektedag vast. Dat klinkt simpel, maar het is de basis voor alle deadlines die erna komen. Je hoeft de arbodienst of bedrijfsarts niet meteen op dag één te bellen, maar zorg dat de datum goed staat geregistreerd. Als de ziekte langer duurt, wordt alles daarop berekend.
Week 6 — Probleemanalyse
De bedrijfsarts brengt in kaart wat de beperkingen zijn, wat de medewerker nog wel kan, en hoe lang herstel waarschijnlijk duurt. Dit document is de basis voor alles wat erna komt.
Week 8 — Plan van aanpak
Werkgever en medewerker stellen samen een plan op: wat zijn de re-integratiedoelen, welke aanpassingen zijn nodig, hoe ziet de terugkeer eruit? Dit plan leg je schriftelijk vast.
Tussentijds — Evaluaties
Elke vier tot zes weken bespreek je de voortgang. Wat gaat goed, wat niet, moet het plan worden bijgesteld? Alles documenteer je — het UWV kan hier later naar vragen.
Week 42 — Melding bij het UWV
Dit is de deadline die het vaakst wordt gemist. Na 42 weken langdurige ziekte ben je verplicht dit te melden bij het UWV. Te laat melden leidt vrijwel automatisch tot een loonsanctie.
Week 52 — Eerstejaarsevaluatie
Een jaar na de eerste ziektedag evalueer je samen met de medewerker hoe de re-integratie is verlopen en wat de plannen zijn voor het tweede jaar.
Week 88 — Voorbereiding WIA
Als de medewerker na bijna twee jaar nog steeds niet kan werken, begint de voorbereiding op een WIA-aanvraag. Het UWV stuurt informatie, werkgever en medewerker maken een eindevaluatie, en uiterlijk in week 93 vraagt de medewerker de uitkering aan.
Jaar 2 — Einde loondoorbetalingsverplichting
Na twee jaar ziekte stopt in principe je verplichting om loon door te betalen. Maar alleen als je alle stappen correct hebt gevolgd.
Waarom dit bij stichtingen zo vaak misgaat
Het probleem is niet onwil. Het probleem is dat dit soort kennis nergens vanzelf terechtkomt.
Bij grotere organisaties heeft iemand dit vak geleerd. Bij een stichting google je op het moment dat je al achter de feiten aanloopt, in de hoop de juiste informatie te vinden.
De arbodienst waarmee je ooit een contract hebt afgesloten is inmiddels drie keer van naam gewisseld. Je weet niet meer in welk portaal je moet inloggen. En die week 42-melding — je wist niet eens dat die bestond.
Ondertussen lopen de deadlines gewoon door.
Hoe Heartsome dit bijhoudt
In Heartsome zie je per zieke medewerker precies waar je staat in het verzuimtraject, welke acties wanneer nodig zijn, en wanneer een deadline nadert.
Zodra iemand zich ziek meldt, houdt Heartsome de dagen bij. Na twee weken krijg je automatisch een e-mail: de ziekte wordt nu als langdurig beschouwd, inclusief vervolgstappen. Ook zie je vanaf dat moment in de tool een volledig overzicht van alle deadlines — week 6, week 8, week 42 en verder — met reminders voordat een termijn verstrijkt, niet erna.
Zo ziet dat eruit voor een medewerker die al een tijdje ziek is:
Dag 1 – Gerapporteerd ziek — 13 april 2026
Week 6 – Probleemanalyse — 25 mei 2026
Week 8 – Plan van aanpak — 8 juni 2026
Week 42 – UWV-melding — 1 februari 2027
Jaar 1 – Eerstejaarsevaluatie — 13 april 2027
Week 88 – WIA-aanvraag — 20 december 2027
Jaar 2 – Einde loondoorbetalingsverplichting — 12 april 2028
Je hoeft het niet zelf bij te houden. Het staat er gewoon.
Veelgestelde vragen
Geldt de Wet verbetering poortwachter ook voor stichtingen?
Ja. De wet geldt voor alle werkgevers in Nederland, ongeacht rechtsvorm of grootte. Ook als je maar twee medewerkers in dienst hebt.
Wat gebeurt er als ik een deadline mis?
Het UWV kan je verplichten het loon door te betalen voor maximaal 52 extra weken. Dat is voor elke organisatie een serieus financieel risico.
Moet ik een arbodienst hebben?
Ja, als werkgever ben je verplicht een contract te hebben met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Dit is iets wat je los van Heartsome moet regelen.
Wat als de medewerker zich beter meldt voor week 42?
Dan vervalt de verplichting voor de stappen die nog niet aan de orde waren. Wel is het verstandig alles te documenteren, voor het geval de medewerker later opnieuw uitvalt.
Hoe gebruik ik Heartsome voor ziekteverzuim?
Je meldt de medewerker ziek in Heartsome (of de medewerker meldt zichzelf ziek, afhankelijk van je instellingen), en de tool berekent automatisch alle vervolgdeadlines en stuurt je reminders.
Begin vandaag
Werk je voor een goed doel? Voor stichtingen met ANBI-status is Heartsome volledig gratis — geen tijdslimiet, geen beperkte functies.