Vakantiegeld berekenen: 8%, uitbetalen en uitzonderingen
Als werkgever betaal je elke medewerker minstens 8% vakantiegeld over het brutoloon van het afgelopen jaar. De wet noemt het vakantiebijslag. Je betaalt het meestal in één keer in mei of juni, en in elk geval minstens één keer per jaar. Gaat iemand uit dienst, dan betaal je het opgebouwde vakantiegeld uit bij de eindafrekening. Hieronder lees je over welk loon je het berekent, met rekenvoorbeelden, en wanneer je ervan mag afwijken.
Hoeveel vakantiegeld moet je betalen?
Minstens 8% van het brutoloon dat de medewerker in het afgelopen jaar heeft verdiend. Dat staat in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Een cao of arbeidscontract kan meer geven, maar niet minder dan de wet toestaat.
Het geldt voor iedereen in loondienst: fulltimers, parttimers, oproepkrachten en medewerkers met een nulurencontract. Bij parttimers en oproepkrachten reken je gewoon 8% over wat ze echt hebben verdiend.
Over welk loon reken je het vakantiegeld?
Over het brutoloon, met een paar onderdelen erbij en een paar niet.
Telt mee:
het brutosalaris
overuren, inclusief de overwerktoeslag
doorbetaalde vakantiedagen
een onregelmatigheidstoeslag
bonussen of provisie, als dat in het contract is afgesproken
Telt niet mee:
onkostenvergoedingen, zoals reiskosten
een eindejaarsuitkering
winstdeling
Een dertiende maand noemt de wet niet apart. Kijk in het contract of de cao of die meetelt.
Hoe bereken je het vakantiegeld?
Tel het brutoloon van de opbouwperiode bij elkaar op en neem daar 8% van. De wet gaat uit van het loon tot en met 31 mei, dat je in juni uitbetaalt. De opbouwperiode loopt dan van 1 juni tot en met 31 mei.
Voorbeeld 1: hele periode in dienst. Een medewerker verdient €3.500 bruto per maand, zonder overuren of toeslagen. Over twaalf maanden is dat €42.000. Het vakantiegeld is 8% daarvan: €3.360 bruto.
Voorbeeld 2: halverwege in dienst gekomen. Dezelfde medewerker begint op 1 september. Tot en met 31 mei is dat negen maanden, dus €31.500. Het vakantiegeld in juni is €2.520 bruto.
Voorbeeld 3: met overuren. Een parttimer verdient €1.800 bruto per maand en krijgt in het jaar €1.200 uitbetaald aan overuren, inclusief toeslag. Het loon is dan €21.600 + €1.200 = €22.800. Het vakantiegeld is €1.824 bruto.
Vakantiegeld is een bruto bedrag. Je houdt er loonheffing op in via de tabel voor bijzondere beloningen. Daardoor is het nettobedrag vaak lager dan de medewerker verwacht. Dit regelt je salarisadministratie.
Wanneer betaal je het vakantiegeld uit?
Volgens de wet in juni, over het loon tot en met 31 mei. Veel werkgevers betalen het in mei of juni.
Je mag een ander moment afspreken, maar dan:
leg je dat schriftelijk vast, in het contract of de cao;
betaal je minstens één keer per kalenderjaar.
Sommige werkgevers betalen het vakantiegeld elke maand mee uit, of in een paar termijnen. Dat mag alleen als de medewerker daar schriftelijk mee instemt en het past bij de cao.
Wat als iemand uit dienst gaat?
Dan betaal je het vakantiegeld dat de medewerker tot dan toe heeft opgebouwd en nog niet heeft gekregen. Dat gaat mee met de eindafrekening, samen met eventuele vakantiedagen die nog openstaan.
Voorbeeld. Een medewerker met €3.500 bruto per maand gaat op 31 oktober uit dienst. Sinds 1 juni heeft diegene vijf maanden gewerkt, dus €17.500. Bij de eindafrekening betaal je €1.400 bruto vakantiegeld.
En bij ziekte?
Het vakantiegeld bouwt gewoon door tijdens ziekte. Je berekent het over het loon dat je tijdens ziekte doorbetaalt. Betaal je 70% door, dan reken je 8% over die 70%. Hoeveel loon je bij ziekte doorbetaalt, lees je in loondoorbetaling bij ziekte.
Mag je minder of geen vakantiegeld betalen?
Alleen in een paar gevallen:
Hoog salaris. Verdient iemand meer dan drie keer het minimumloon, dan mag je schriftelijk afspreken dat diegene minder of geen vakantiegeld krijgt. Over het deel van het loon boven drie keer het minimumloon is vakantiegeld sowieso niet verplicht.
Cao. Een cao kan een lager percentage of geen vakantiegeld afspreken. De medewerker moet dan wel minstens 108% van het minimumloon krijgen, inclusief het vakantiegeld.
Een losse afspraak in het contract om onder de 8% te gaan, zonder een van deze redenen, mag niet. Ook niet als de medewerker ermee instemt.
Wat gebeurt er als je te weinig betaalt?
De medewerker kan het ontbrekende vakantiegeld tot vijf jaar terug opeisen, met rente. Ontdekt de Nederlandse Arbeidsinspectie dat je te weinig hebt betaald, dan moet je het binnen vier weken bijbetalen.
Een veelvoorkomende fout is vakantiegeld berekenen over alleen het vaste salaris, terwijl er ook overuren of toeslagen zijn betaald. Een andere is vergeten dat iemand die in de loop van het jaar uit dienst gaat, ook vakantiegeld moet krijgen.
Hoe Heartsome hierbij helpt
Heartsome rekent het vakantiegeld niet zelf uit. In het profiel van de medewerker staat het brutosalaris uit het contract. Overuren, toeslagen, bonussen en loonheffing zitten niet in Heartsome. Het vakantiegeld bereken en betaal je via je salarisadministratie.
Wat Heartsome wel bijhoudt, zijn de vakantiedagen: hoeveel iemand opbouwt, wat er is opgenomen en wat er nog openstaat. Dat heb je nodig bij de eindafrekening. Bekijk alle functies van Heartsome.
Veelgestelde vragen
Hoeveel procent vakantiegeld is verplicht? Minstens 8% van het brutoloon van het afgelopen jaar.
Wanneer moet vakantiegeld uitbetaald worden? Volgens de wet in juni. Een ander moment mag als je dat schriftelijk afspreekt, zolang je minstens één keer per kalenderjaar betaalt.
Telt een bonus mee voor het vakantiegeld? Alleen als de bonus in het contract is afgesproken. Een eindejaarsuitkering en winstdeling tellen niet mee.
Krijgen parttimers ook 8% vakantiegeld? Ja, 8% over hun eigen brutoloon.
Mag ik vakantiegeld maandelijks uitbetalen? Ja, als de medewerker daar schriftelijk mee instemt en het past bij de cao.
Bouwt een zieke medewerker vakantiegeld op? Ja, over het loon dat je tijdens ziekte doorbetaalt.
Wat is het verschil tussen vakantiegeld en vakantiedagen? Vakantiegeld is een extra bedrag van minstens 8%. Vakantiedagen zijn vrije dagen met behoud van loon. Meer daarover lees je in vakantiedagen opbouwen.
Deze regels kunnen veranderen. Dit artikel geeft een algemeen beeld op basis van de huidige Nederlandse wetgeving, en is geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel altijd een jurist, HR-adviseur of je salarisadministrateur.
Bronnen
Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, artikelen 15 tot en met 17
Rijksoverheid: Hoe hoog is mijn vakantiegeld?
Ondernemersplein: Vakantiegeld
Belastingdienst: Handboek Loonheffingen (tabel bijzondere beloningen)