Vakantiedagen parttimers: berekenen in uren en vervallen

Emma werkt 24 uur per week bij je: dinsdag, woensdag en donderdag, acht uur per dag. In je spreadsheet staan voor haar 12 vakantiedagen. Dat klopt prima, tot ze vanaf juli ook op vrijdag komt werken. Hoeveel vakantie heeft ze dan over het hele jaar? En wat gebeurt er met de uren die in december nog openstaan?

Bij parttimers loopt vakantie het snelst scheef, zeker als je het met de hand bijhoudt. Gelukkig is de basis eenvoudig. Een parttimer heeft recht op minstens vier keer het aantal uren dat diegene per week werkt. Voor Emma is dat 96 uur per jaar, hoe ze die uren ook over de week verdeelt. Hieronder lees je hoe je dat bijhoudt als de uren veranderen, hoe het zit met feestdagen, en wanneer de uren vervallen.

De basis over wettelijke en bovenwettelijke dagen staat in vakantiedagen voor je medewerkers.

Reken in uren, niet in dagen

De wet gaat uit van de uren die je per week afspreekt, niet van dagen. Vier keer die uren is het minimum, voor iedereen in loondienst:

• 16 uur per week: 64 vakantie-uren per jaar

• 20 uur per week: 80 vakantie-uren per jaar

• 24 uur per week: 96 vakantie-uren per jaar

• 28 uur per week: 112 vakantie-uren per jaar

• 32 uur per week: 128 vakantie-uren per jaar

• 36 uur per week: 144 vakantie-uren per jaar

• 40 uur per week: 160 vakantie-uren per jaar

Waarom uren? Omdat werkdagen niet altijd even lang zijn. Stel dat Emma's collega Mo ook 24 uur werkt, maar verdeeld over vier dagen van zes uur. In dagen heeft Emma er 12 en Mo 16. Dat lijkt oneerlijk, maar in uren hebben ze allebei 96. En allebei kunnen ze er precies vier weken mee vrij nemen.

Lastiger wordt het als iemands werkdagen niet even lang zijn. Werkt iemand op maandag 8 uur en op woensdag 4, dan kost een vrije maandag twee keer zoveel als een vrije woensdag. Tel je in dagen, dan zie je dat verschil niet, en klopt het saldo aan het einde van het jaar niet meer.

Geef je meer dan het minimum, bijvoorbeeld een week extra? Dan reken je ook die naar rato. Voor Emma is een week extra 24 uur.

Als de uren veranderen

Vanaf 1 juli werkt Emma ook op vrijdag: 32 uur per week. Haar vakantie reken je dan per periode uit, met de uren die toen golden:

• januari tot en met juni, 24 uur per week: de helft van 96 = 48 uur

• juli tot en met december, 32 uur per week: de helft van 128 = 64 uur

• totaal over het jaar: 112 vakantie-uren

De uren die ze in de eerste helft opbouwde, blijven gewoon staan. In uren klopt dat meteen. In dagen wordt het rommelig: een week vrij kostte haar eerst drie dagen, en nu vier.

Begint iemand halverwege het jaar, dan werkt het net zo. Wie op 1 april begint met 24 uur, bouwt over negen maanden op: 9/12 van 96 = 72 uur.

Werk je met oproepkrachten of een nulurencontract? Ook zij bouwen vakantie op, over de uren die ze echt werken. Vaak krijgen ze per gewerkt uur een deel van een vakantie-uur. Hoe je dat precies berekent, staat in de cao of het contract. Staat het er niet in, leg het dan vast.

Feestdagen: een klassieke discussie

Emma werkt nooit op maandag. Tweede Paasdag en Tweede Pinksterdag vallen voor haar dus altijd op een dag dat ze toch al vrij is. Collega's die wel op maandag werken, krijgen die dagen er gewoon bij.

Wat zegt de wet daarover? Eigenlijk niets. Niemand heeft wettelijk recht op vrij op feestdagen: dat staat in de cao of het arbeidscontract. Geef je je medewerkers wel vrij op feestdagen, dan mag je parttimers niet slechter behandelen omdat ze minder uren werken, tenzij daar een objectieve reden voor is (artikel 7:648 van het Burgerlijk Wetboek).

Je kunt het naar eigen inzicht oplossen. Een manier is om parttimers naar rato feestdag-uren te geven, die ze zelf inplannen. Leg in elk geval vast hoe je het doet, zodat niemand ernaar hoeft te raden.

Wanneer vervallen Emma's uren?

Dat hangt af van het soort uren:

• Wettelijke uren vervallen zes maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Wat Emma in 2026 opbouwt, vervalt op 1 juli 2027.

• Bovenwettelijke uren verjaren pas na vijf jaar. Uit 2026 dus op 31 december 2031.

Je mag medewerkers schriftelijk meer tijd geven voor de wettelijke uren, maar niet minder.

Stel dat Emma op 31 december nog 20 uur heeft staan. Zijn dat wettelijke of bovenwettelijke uren? Dat hangt af van de volgorde waarin je afschrijft. Gaan de wettelijke uren eerst, dan zijn die 20 uur bovenwettelijk en heeft ze tot eind 2031. Gaan de bovenwettelijke eerst, dan zijn het wettelijke uren, en vervallen ze op 1 juli. Leg die volgorde dus vast in je verlofbeleid.

Wettelijke uren vervallen ook niet altijd. Kon Emma ze redelijkerwijs niet opnemen, bijvoorbeeld omdat ze lang ziek was, dan blijven ze staan en verjaren ze pas na vijf jaar. Daarnaast heeft het Europese Hof van Justitie in 2018 bepaald dat ze niet automatisch vervallen. Je moet Emma echt de kans geven ze op te nemen, en haar op tijd laten weten dat ze anders vervallen. Kun je dat niet laten zien, dan kunnen de uren blijven staan.

In de praktijk is dat eenvoudig. Stuur in het voorjaar een korte mail met het saldo en de vervaldatum, en zorg dat er ruimte is om vrij te nemen.

Als Emma vertrekt of ziek wordt

Gaat Emma uit dienst, dan betaal je de vakantie-uren die nog openstaan uit bij de eindafrekening, tegen haar uurloon. Je geeft haar ook een verklaring mee met het saldo dat nog openstond. Daar kan een nieuwe werkgever om vragen. Ook het vakantiegeld dat nog niet is uitbetaald, gaat mee. Hoe je dat berekent, lees je in vakantiegeld berekenen.

Wordt Emma ziek, dan bouwt ze gewoon vakantie op over haar afgesproken uren. Wordt ze ziek tijdens haar vakantie, dan tellen die uren niet als vakantie. Meer daarover lees je in ziek tijdens vakantie.

Hoe Heartsome hierbij helpt

In Heartsome vul je het jaarlijkse recht in weken in. Heartsome rekent dat om naar dagen, op basis van de uren die iemand per week werkt. Werkt je bedrijf met dagen van 8 uur, dan komt Emma bij vier weken op 12 dagen: 96 uur. Medewerkers bouwen elke dag dat ze in dienst zijn een beetje op, dus wie halverwege het jaar begint, krijgt vanzelf het juiste deel. Ze zien vanaf het begin het hele beleidsjaar, zodat ze hun vakantie kunnen plannen.

Bovenwettelijke dagen zet je in een apart beleid, met een eigen vervaltermijn. Let op: standaard vervallen ongebruikte dagen aan het einde van het beleidsjaar. Voor wettelijke dagen is dat te vroeg. Zet bij dat beleid daarom overdracht aan, met een vervaldatum van 6 maanden. Bekijk alle functies van Heartsome.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vakantie-uren heeft iemand die 24 uur werkt? Minstens 96 uur per jaar: vier keer 24.

Hoeveel vakantiedagen heeft iemand die 3 dagen per week werkt? Minstens 12, als die dagen even lang zijn. Zijn ze dat niet, reken dan in uren.

Wat gebeurt er met vakantie-uren als iemand minder gaat werken? Wat al is opgebouwd, blijft staan. Vanaf de wijziging bouwt diegene op over de nieuwe uren.

Wanneer vervallen wettelijke vakantie-uren? Op 1 juli van het jaar erna. Alleen als de medewerker ze kon opnemen en je op tijd hebt laten weten dat ze vervallen.

Hebben parttimers recht op feestdagen? Niemand heeft daar wettelijk recht op. Geef je fulltimers wel vrij op feestdagen, behandel parttimers dan niet slechter.

Deze regels kunnen veranderen. Dit artikel geeft een algemeen beeld op basis van de huidige Nederlandse wetgeving, en is geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel altijd een jurist of HR-adviseur.

Bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikelen 7:634, 7:635, 7:638, 7:640a, 7:641, 7:642 en 7:648

• Ondernemersplein: Vakantiedagen voor werknemers

• Ondernemersplein: Officiële feestdagen en wettelijke of bovenwettelijke vakantiedagen

• Rijksoverheid: Nulurencontract en vakantiedagen en vakantiegeld

• Hof van Justitie van de EU: arrest van 6 november 2018, C-684/16 (Max-Planck)