De 42e-weeksmelding bij het UWV: wat je moet weten als kleine werkgever
Na 42 weken ziekte ben je als werkgever verplicht je medewerker te melden bij het UWV. Dat klinkt als iets wat vanzelf op je pad komt, maar in de praktijk is het precies de deadline die het vaakst wordt gemist, simpelweg omdat 42 weken lang is, en de ziekmelding van meer dan tien maanden geleden inmiddels ver weg voelt.
Wat is het precies?
De 42e-weeksmelding is onderdeel van de Wet verbetering Poortwachter. Je meldt bij het UWV dat je medewerker al zo lang ziek is, zodat zij het traject kunnen volgen. Het is geen aanvraag voor een uitkering, dat komt pas later, maar gewoon een registratie: dit is er aan de hand, en we zijn op de hoogte van onze verplichtingen.
Wanneer is week 42?
Na 42 weken ziekte, oftewel 294 dagen, moet je de melding doen, uiterlijk op de eerste werkdag daarna. Zorg dus dat je de eerste ziektedag goed hebt vastgelegd, want alle deadlines worden daarop berekend.
Let ook op de samentelregel: als iemand herstelt maar binnen vier weken opnieuw uitvalt, telt dat als één doorlopend traject en begint de teller niet opnieuw. Iemand die twee keer een korte periode ziek is geweest kan daardoor sneller bij week 42 zijn dan je denkt.
Hoe doe je de melding?
Je meldt via de Verzuimmelder in het werkgeversportaal van het UWV, waarvoor je eHerkenning niveau 3 nodig hebt. Gebruik je Digipoort, dan kan het ook via je eigen salarisadministratie. En er is een papieren formulier als alternatief, de "Aangifte van langdurige ziekte".
Voor de melding heb je nodig: je loonheffingennummer, de naam en het BSN-nummer van de medewerker, en de eerste ziektedag.
Wat als je te laat bent?
Te laat melden kan een boete opleveren van maximaal €455. Doe de melding dus alsnog zo snel mogelijk, ook als de deadline al voorbij is, en voeg een toelichting toe over waarom je te laat bent.
Los van de boete is er nog een ander risico: aan het einde van het twee jaar durende re-integratietraject beoordeelt het UWV of je als werkgever genoeg hebt gedaan. Als dat niet het geval is, kunnen ze een loonsanctie opleggen, wat betekent dat je het loon tot 52 extra weken door moet betalen. Die twee dingen hangen samen maar zijn niet hetzelfde: de boete is de directe straf voor de late melding, de loonsanctie is een apart oordeel over het hele traject.
Wat als de medewerker al beter is voor week 42?
Dan hoef je niets te doen. De melding is alleen verplicht voor medewerkers die op dat moment nog ziek zijn. Leg het herstel wel goed vast, voor het geval diegene later opnieuw uitvalt, want dan kan de samentelregel alsnog een rol spelen.
Waar het in de praktijk misgaat
Het vaakst gaat het mis omdat de eerste ziektedag niet goed is vastgelegd. Als je de datum kwijt bent, of niet meer weet of er eerder al korte periodes zijn geweest die meetellen, kun je de deadline missen zonder het door te hebben.
Wat ook vaak fout gaat: ervan uitgaan dat de arbodienst dit regelt. De arbodienst begeleidt de re-integratie, maar de meldingsplicht ligt bij jou als werkgever. Als je er niet actief bovenop zit, doet niemand het.
Hoe Heartsome dit bijhoudt
Zodra je een medewerker ziek meldt in Heartsome, houdt de tool de dagen bij. Je ziet wanneer week 42 valt en krijgt een reminder voordat de deadline verstrijkt, niet erna. Als de medewerker tussentijds herstelt en binnen vier weken opnieuw uitvalt, houdt Heartsome de samentelregel ook bij.
Meer over de Poortwachter-deadlines in de tool lees je in ons artikel over de Wet verbetering Poortwachter →.
Of lees meer over Heartsome voor kleine bedrijven →
Veelgestelde vragen
Geldt dit ook voor kleine werkgevers? Ja, voor alle werkgevers in Nederland, ongeacht grootte of sector.
Wat als ik de eerste ziektedag niet meer precies weet? Probeer die te achterhalen op basis van e-mails, appjes of de salarisadministratie, meld zo snel mogelijk, en leg uit hoe je de datum hebt bepaald.
Kan ik de melding met terugwerkende kracht doen? Ja, ook te laat melden is beter dan niets. Voeg altijd een toelichting toe.
Wat als een medewerker ziek was voor en na het zwangerschapsverlof? Dit hangt af van of de ziekte voor en na het verlof door dezelfde oorzaak komt, en dat bepaalt of de periodes worden opgeteld. Neem in dit geval contact op met het UWV of een arbeidsrechtjurist.
Wat komt er na de 42e-weeksmelding? De eerstejaarsevaluatie in week 52, de voorbereiding op de WIA-aanvraag in week 88, en aan het einde van jaar 2 het einde van de loondoorbetalingsverplichting, mits je alle stappen correct hebt gevolgd.
De regels rondom ziekteverzuim en de Wet verbetering Poortwachter kunnen veranderen. Dit artikel geeft een algemeen beeld op basis van de huidige Nederlandse wetgeving, en is geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel altijd een jurist of HR-adviseur.
Bronnen