Eerstejaarsevaluatie en loonsanctie: zo werkt het
Is een medewerker bijna een jaar ziek, dan bespreek je samen hoe de re-integratie is gegaan en wat er het komende jaar moet gebeuren. Dat is de eerstejaarsevaluatie, uiterlijk in week 52. Het UWV kijkt er later naar als de medewerker een WIA-uitkering aanvraagt. Ontbreekt de evaluatie, of heb je te weinig gedaan, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen: je betaalt dan tot 52 weken langer loon door. Hieronder lees je wat er in de evaluatie moet, hoe het UWV toetst en wat je kunt doen als je toch een loonsanctie krijgt.
Wanneer moet de eerstejaarsevaluatie?
Aan het einde van het eerste ziektejaar. Zo staat het in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar, de regeling onder de Wet verbetering Poortwachter. Je evalueert het plan van aanpak al regelmatig, minstens elke zes weken, maar aan het einde van het eerste jaar is een evaluatie verplicht.
Reken het net als de andere deadlines: eerste ziektedag + 52 weken. Is iemand ziek sinds 13 april 2026, dan valt week 52 op 12 april 2027.
Je hoeft niet tot de laatste dag te wachten. Sommige werkgevers plannen het gesprek een paar weken eerder, zodat er tijd is om afspraken aan te passen. Waar de evaluatie in het hele traject valt, zie je in het complete Poortwachter-stappenplan.
Wat bespreek je in de eerstejaarsevaluatie?
Je doet de evaluatie samen met de medewerker. Jullie kijken terug en vooruit:
Terugblik: welke afspraken uit het plan van aanpak zijn nagekomen, en wat is er bereikt?
Huidige situatie: wat kan de medewerker nu, volgens het laatste advies van de bedrijfsarts?
Vooruitblik: wat is het doel voor het tweede ziektejaar, en wat doen jullie om dat te halen?
Beide visies: wat vindt de medewerker van de afspraken, en wat vind jij?
Veranderen de afspraken, dan schrijf je de nieuwe afspraken op en pas je het plan van aanpak aan. Blijven ze hetzelfde, dan leg je ook dat vast.
Ook hier geldt: geen medische informatie. Schrijf "kan 4 uur per dag zittend werk doen", niet de diagnose.
Wat als terugkeer in je eigen bedrijf niet lukt?
Dan kijken jullie verder. Volgens het UWV moeten werkgever en medewerker intensief zoeken naar andere mogelijkheden als niet duidelijk is hoe de medewerker binnen je bedrijf terugkomt. Eerst binnen je bedrijf, zoals ander werk of een andere functie. Lukt dat niet, dan bij een andere werkgever. Dat heet het tweede spoor.
Bij het tweede spoor kun je hulp inschakelen van een re-integratiebedrijf of je arbodienst. Leg vast waarom je ervoor kiest, wie het begeleidt en welke stappen er gepland zijn.
Moet de eerstejaarsevaluatie op papier?
Ja. Het UWV heeft er een formulier voor, (Eerstejaars)evaluatie, maar een eigen document mag ook, zolang alle onderdelen erin staan. Het UWV gaat uit van een ingevuld en ondertekend formulier: jij en de medewerker tekenen allebei, en de medewerker krijgt een kopie.
De evaluatie wordt onderdeel van het re-integratieverslag. Dat verslag stuurt de medewerker later mee met de WIA-aanvraag.
Voorbeeld eerstejaarsevaluatie
Kopieer dit en vul de [haakjes] in.
Eerstejaarsevaluatie re-integratie
Medewerker: [naam] · Functie: [functie] · Eerste ziektedag: [datum]
Datum evaluatie: [datum] · Casemanager: [naam] · Bedrijfsarts/arbodienst: [naam]
1. Terugblik. In het plan van aanpak van [datum] spraken we af: [korte samenvatting]. Wat is er gebeurd: [wat wel en niet gelukt is].
2. Huidige situatie. Volgens het advies van de bedrijfsarts van [datum] kan [naam] [mogelijkheden in termen van werk, zonder medische informatie].
3. Doel tweede ziektejaar. [Terugkeer in eigen werk / aangepast werk / ander werk bij [bedrijfsnaam] / werk bij een andere werkgever (tweede spoor)].
4. Afspraken.
[Afspraak], uiterlijk [datum], geregeld door [naam].
[Inzet re-integratiebedrijf voor tweede spoor], start [datum].
5. Visie medewerker. [Wat de medewerker van de afspraken vindt.]
6. Visie werkgever. [Wat jij van de afspraken vindt.]
7. Volgende evaluatie. [datum, binnen 6 weken].
Kopie aan: medewerker, casemanager, bedrijfsarts.
Handtekening werkgever: ______ · Handtekening medewerker: ______
Wat is een loonsanctie?
Een loonsanctie betekent dat het UWV de periode verlengt waarin je loon doorbetaalt. Normaal stopt de loondoorbetaling na 104 weken. Bij een loonsanctie betaal je tot maximaal 52 weken langer door. In die periode mag je de medewerker niet ontslaan.
Het UWV legt de loonsanctie op als het vindt dat je te weinig aan de re-integratie hebt gedaan, zonder goede reden. Het is geen boete, maar een verlenging: je krijgt de tijd om alsnog te doen wat er ontbrak.
Wanneer toetst het UWV de re-integratie?
Als de medewerker een WIA-uitkering aanvraagt. Rond week 88 krijgt de medewerker daarover een brief van het UWV, en uiterlijk in week 93 moet de aanvraag binnen zijn, met het re-integratieverslag erbij. Het UWV leest dan het hele dossier: de probleemanalyse, het plan van aanpak, de evaluaties, de eerstejaarsevaluatie en de eindevaluatie met het actueel oordeel van de bedrijfsarts.
Voor het voorbeeld van 13 april 2026: week 88 valt op 20 december 2027, week 93 op 24 januari 2028.
Waardoor krijg je een loonsanctie?
Meestal door stappen die ontbreken of te laat zijn. Bijvoorbeeld:
geen of een te late probleemanalyse of plan van aanpak;
geen eerstejaarsevaluatie, of een evaluatie die niet op papier staat;
geen of te weinig evaluaties tussendoor;
geen tweede spoor, terwijl terugkeer in je eigen bedrijf niet in zicht was;
passend werk in je eigen bedrijf dat niet is aangeboden;
een re-integratieverslag dat niet compleet is.
Een te late ziekmelding bij het UWV in week 42 is iets anders: daarvoor krijg je geen loonsanctie, maar een boete.
Wat kun je doen als je een loonsanctie krijgt?
Je hebt drie mogelijkheden:
De tekortkoming herstellen. Doe alsnog wat ontbrak, bijvoorbeeld een tweede spoor starten. Meld daarna bij het UWV dat je het hebt hersteld. Dat heet een bekortingsverzoek. Je uploadt het in het werkgeversportaal bij "Uploaden RIV-documenten", of je stuurt het per post. Beschrijf per onderdeel wat je hebt gedaan.
Wachten op het besluit. Het UWV beslist binnen drie weken of de re-integratie nu voldoende is. Is dat zo, dan stopt de loonsanctie zes weken na dat besluit. In geen geval duurt ze langer dan 52 weken.
Bezwaar maken. Ben je het niet eens met de loonsanctie, dan kun je bezwaar maken. De medewerker kan dat ook.
Is de medewerker tijdens ziekte uit dienst gegaan, dan krijgt diegene een Ziektewet-uitkering van het UWV. Heb je te weinig aan de re-integratie gedaan, dan moet je die uitkering terugbetalen, voor de periode die het UWV vaststelt.
Hoe voorkom je een loonsanctie?
Door alles op tijd te doen en vast te leggen:
Houd alle deadlines bij, vanaf de eerste ziektedag.
Leg elk gesprek vast in een kort verslag, ook als er niets verandert.
Twijfel je of je genoeg doet, of zijn jullie het oneens? Jij of de medewerker kan een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Dat is een advies, maar het UWV neemt het later wel mee.
Bewaar alles op één plek, zodat het re-integratieverslag compleet is als het nodig is.
Hoe Heartsome hierbij helpt
Zodra je een ziekmelding vastlegt in Heartsome, berekent Heartsome alle Poortwachter-deadlines vanaf de eerste ziektedag: week 6, week 8, week 42, week 52 en verder tot en met week 104. Je ziet ze op een tijdlijn en krijgt een melding voordat een deadline verloopt.
De verslagen van de evaluaties, de eerstejaarsevaluatie en het advies van de bedrijfsarts sla je op in het profiel van de medewerker. Die documenten zijn alleen zichtbaar voor HR-beheerders, niet voor managers. Zo heb je alles bij elkaar als het UWV erom vraagt. Bekijk alle functies van Heartsome.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet de eerstejaarsevaluatie plaatsvinden? Aan het einde van het eerste ziektejaar, dus uiterlijk in week 52.
Moet de medewerker de eerstejaarsevaluatie tekenen? Het UWV gaat uit van een ondertekend formulier, door werkgever en medewerker. De medewerker krijgt een kopie.
Hoe lang duurt een loonsanctie? Maximaal 52 weken bovenop de 104 weken loondoorbetaling.
Kan een loonsanctie korter? Ja. Herstel je de tekortkoming en meld je dat bij het UWV, dan beslist het UWV binnen drie weken. Is het herstel voldoende, dan stopt de sanctie zes weken later.
Mag ik een medewerker ontslaan tijdens een loonsanctie? Nee, tijdens de loonsanctie geldt een ontslagverbod.
Krijg ik een loonsanctie als ik de 42e-weeksmelding te laat doe? Nee, daarvoor krijg je een boete. Een loonsanctie gaat over de re-integratie als geheel.
De regels rondom ziekteverzuim kunnen veranderen. Dit artikel geeft een algemeen beeld op basis van de huidige Nederlandse wetgeving, en is geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel altijd een jurist of HR-adviseur.
Bronnen
Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar, artikelen 4 en 6
Wet WIA, artikel 25 (verlenging van de loondoorbetaling)
UWV: Eerstejaarsevaluatie
UWV: Deskundigenoordeel