Probleemanalyse en plan van aanpak: zo werkt het
Dreigt een medewerker langer dan een paar weken ziek te blijven, dan maakt de bedrijfsarts uiterlijk in week 6 een probleemanalyse. Daarin staat wat de medewerker nog kan en wat er nodig is om weer aan het werk te gaan. Binnen twee weken daarna, dus uiterlijk in week 8, stel je samen met de medewerker een plan van aanpak op. Hieronder lees je wat er in beide documenten staat, wat jij als werkgever wel en niet te zien krijgt, en vind je een voorbeeld voor het plan van aanpak.
Wanneer moet de probleemanalyse klaar zijn?
Uiterlijk zes weken na de eerste ziektedag. Dat staat in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar, de regeling onder de Wet verbetering Poortwachter. Jij bent als werkgever verantwoordelijk dat de bedrijfsarts of arbodienst op tijd een oordeel geeft. De bedrijfsarts maakt de analyse, maar jij moet de ziekmelding wel op tijd hebben doorgegeven.
Reken het zo uit: eerste ziektedag + 6 weken. Is iemand ziek sinds maandag 13 april 2026, dan moet de probleemanalyse er uiterlijk op 25 mei 2026 zijn.
De probleemanalyse is alleen verplicht als het verzuim langdurig dreigt te worden. Is iemand met griep na twee weken weer aan het werk, dan hoeft er geen probleemanalyse te komen. Blijkt pas na week 6 dat het lang gaat duren, dan vraag je de analyse alsnog aan, zonder te wachten.
Twijfel je of het lang gaat duren? Geef de ziekmelding dan gewoon vroeg door aan je arbodienst. Een te late probleemanalyse is een van de dingen waar het UWV later naar kijkt. Wat je in de eerste dagen regelt, lees je in wat je doet in de eerste week van een ziekmelding.
Wat staat er in de probleemanalyse?
De bedrijfsarts spreekt de medewerker en kijkt naar drie dingen:
Beperkingen: wat kan de medewerker door de ziekte (tijdelijk) niet?
Mogelijkheden: wat kan de medewerker nog wel, en hoeveel uur?
Verwachting: hoe lang duurt het herstel waarschijnlijk, en wat is er nodig om terug te keren?
Op basis daarvan geeft de bedrijfsarts een advies over de re-integratie: kan de medewerker terug in het eigen werk, met aanpassingen, of in ander werk binnen je bedrijf?
Wat krijg jij als werkgever te zien?
Niet alles. De bedrijfsarts bespreekt met de medewerker ook de lichamelijke of psychische klachten, maar die medische informatie mag jij niet ontvangen. Volgens het UWV zet de bedrijfsarts de medische gegevens op een apart formulier dat alleen naar de medewerker gaat.
Jij krijgt een beknopte versie met wat je nodig hebt om de re-integratie te regelen:
de verwachte duur van het verzuim
de beperkingen en mogelijkheden, in termen van werk (bijvoorbeeld "kan 4 uur per dag zittend werk doen")
het advies over terugkeer
Staat er toch een diagnose of medische informatie in het stuk dat jij krijgt? Dan hoort dat er niet in. Bewaar het niet en vraag de arbodienst om een versie zonder medische gegevens.
Wat is het plan van aanpak?
Het plan van aanpak beschrijft hoe de medewerker weer aan het werk gaat. Jij stelt het op, in overeenstemming met de medewerker. Het is dus niet jouw plan dat de medewerker moet tekenen, maar een plan dat jullie samen maken op basis van het advies van de bedrijfsarts.
De termijn: uiterlijk twee weken na de probleemanalyse. Komt de probleemanalyse op 25 mei, dan moet het plan van aanpak er uiterlijk 8 juni 2026 liggen. Komt de analyse eerder, dan schuift de deadline mee.
Is het volgens de bedrijfsarts helemaal niet mogelijk dat de medewerker terugkeert in werk, dan hoeft er (nog) geen plan van aanpak te komen.
Wat moet er in het plan van aanpak staan?
De regeling noemt vier onderdelen die er in elk geval in moeten:
Het doel: terug in het eigen werk, in aangepast werk, of in ander werk binnen je bedrijf.
De activiteiten: wat jullie gaan doen om dat doel te halen, met termijnen. Denk aan minder uren, andere taken, een aangepaste werkplek, therapie of een cursus.
Evaluatiemomenten: wanneer jullie de voortgang bespreken.
Een begeleider: de persoon die let op of de afspraken worden nagekomen. Dat heet meestal de casemanager. In een klein bedrijf ben jij dat vaak zelf. Het UWV raadt aan dat je de casemanager samen met de medewerker kiest.
Het UWV adviseert daarnaast om in het plan ook op te schrijven wat werkgever en medewerker zelf van de afspraken vinden. Zijn jullie het ergens niet over eens, dan zie je dat later terug.
Ook hier geldt: geen medische informatie in het plan. Schrijf "kan niet tillen", niet "heeft een hernia".
Moet het plan van aanpak getekend worden?
De regeling zegt alleen dat het plan schriftelijk wordt vastgelegd en dat de medewerker, de casemanager en de bedrijfsarts een kopie krijgen. Een handtekening is niet verplicht. Je kunt het naar eigen inzicht toch allebei laten tekenen. Dan staat vast dat jullie het samen hebben opgesteld, wat kan helpen als het UWV later naar je dossier kijkt.
Voorbeeld plan van aanpak
Neem dit over en vul de [haakjes] in. Het UWV heeft ook een eigen formulier, maar een eigen document mag ook, zolang de onderdelen erin staan.
Plan van aanpak re-integratie
Medewerker: [naam] · Functie: [functie] · Eerste ziektedag: [datum]
Datum probleemanalyse: [datum] · Datum plan van aanpak: [datum]
Casemanager: [naam] · Bedrijfsarts/arbodienst: [naam]
1. Advies bedrijfsarts. De bedrijfsarts adviseert [korte samenvatting van het advies over werk, zonder medische informatie].
2. Doel. [Terugkeer in eigen werk / eigen werk met aanpassingen / ander werk bij [bedrijfsnaam]], verwacht per [datum].
3. Afspraken.
Vanaf [datum] werkt [naam] [aantal] uur per dag aan [taken].
Vanaf [datum] bouwt [naam] op naar [aantal] uur per week.
[Aanpassing werkplek / andere taken / cursus], uiterlijk [datum], geregeld door [naam].
4. Evaluatie. We bespreken de voortgang elke [aantal, maximaal 6] weken. Het eerste gesprek is op [datum]. Is er aanleiding, dan passen we dit plan aan.
5. Mening medewerker. [Wat de medewerker van de afspraken vindt.]
6. Mening werkgever. [Wat jij van de afspraken vindt.]
Kopie aan: medewerker, casemanager, bedrijfsarts.
Handtekening werkgever: ______ · Handtekening medewerker: ______
Wat gebeurt er na het plan van aanpak?
Het plan is geen document dat je opbergt. Bespreek de voortgang regelmatig met de medewerker, volgens het UWV minstens één keer in de zes weken. Maak van elk gesprek een kort verslag: wat gaat goed, wat niet, wat spreken jullie af. Verandert er iets, bijvoorbeeld omdat de bedrijfsarts een nieuw advies geeft, dan stel je het plan bij. De bedrijfsarts kan ook de probleemanalyse zelf bijstellen.
Al deze stukken komen later in het re-integratieverslag, als iemand bijna twee jaar ziek is. Daarvoor moet je eerst nog de ziekmelding bij het UWV in week 42 doen, en aan het eind van het eerste jaar een eerstejaarsevaluatie. Het hele traject staat in het complete Poortwachter-stappenplan.
Wat als de medewerker niet meewerkt?
Weigert een medewerker zonder goede reden mee te werken aan het opstellen, evalueren of bijstellen van het plan van aanpak, dan hoef je over die periode geen loon te betalen (artikel 7:629 lid 3 BW). Laat de medewerker dat wel meteen weten. Wacht je te lang, dan kun je er later geen beroep meer op doen.
Gebruik dit niet te snel. Vaak gaat het om een verschil van mening, en daarvoor is een betere route.
Wat als jullie het niet eens zijn?
Met het advies van de bedrijfsarts? De medewerker kan een second opinion vragen bij een andere bedrijfsarts.
Over de re-integratie zelf? Bijvoorbeeld of het werk passend is, of of iemand genoeg meewerkt. Dan kunnen jij of de medewerker een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Dat is een advies, geen uitspraak, maar het UWV kijkt er later wel naar.
Wat je ook doet: leg het vast. Een meningsverschil dat netjes is gedocumenteerd, is geen probleem. Een plan van aanpak dat er niet is, wel.
Wat gebeurt er als je het te laat doet?
Aan het einde van het traject, rond week 91, beoordeelt het UWV of jij als werkgever genoeg hebt gedaan aan de re-integratie. Ontbreekt de probleemanalyse of het plan van aanpak, of zijn ze veel te laat, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen: dan betaal je tot maximaal een jaar langer loon door.
Wel goed om te weten: jij en de medewerker mogen samen van de termijnen afwijken, als jullie daar een goede reden voor hebben en die opschrijven. Bijvoorbeeld omdat de medewerker in week 6 in het ziekenhuis ligt. Leg dan vast waarom.
Hoe Heartsome hierbij helpt
Zodra je een ziekmelding vastlegt in Heartsome, berekent Heartsome alle Poortwachter-deadlines vanaf de eerste ziektedag: week 6, week 8, week 42 en verder. Je ziet ze op een tijdlijn en krijgt een melding voordat een deadline verloopt.
De probleemanalyse, het plan van aanpak en de verslagen van de voortgangsgesprekken bewaar je in het profiel van de medewerker. Die documenten zijn alleen zichtbaar voor HR-beheerders, niet voor leidinggevenden. Wil je een document niet met de medewerker zelf delen, dan scherm je het per document af. Zo heb je alles bij elkaar als het UWV erom vraagt. Meer over wat in een dossier hoort, lees je in het personeelsdossier bijhouden. Bekijk alle functies van Heartsome.
Veelgestelde vragen
Wie maakt de probleemanalyse? De bedrijfsarts of arbodienst. Jij zorgt dat die op tijd van de ziekmelding weet.
Wanneer moet het plan van aanpak klaar zijn? Uiterlijk twee weken na de probleemanalyse, meestal dus in week 8.
Krijg ik de probleemanalyse als werkgever te zien? Je krijgt een versie zonder medische informatie: de verwachte duur, de beperkingen en mogelijkheden voor werk, en het advies. Wat de medewerker mankeert, krijg je niet te horen.
Moet de medewerker het plan van aanpak tekenen? Dat is niet verplicht, het plan moet wel op papier staan. Je kunt het naar eigen inzicht wel allebei tekenen.
Is een probleemanalyse altijd nodig? Nee, alleen als het verzuim langdurig dreigt te worden. Is iemand na een paar weken weer beter, dan hoeft het niet.
Wie is de casemanager in een klein bedrijf? Meestal de eigenaar of een leidinggevende. Het mag ook iemand van buiten zijn, bijvoorbeeld van de arbodienst.
De regels rondom ziekteverzuim kunnen veranderen. Dit artikel geeft een algemeen beeld op basis van de huidige Nederlandse wetgeving, en is geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel altijd een jurist of HR-adviseur.
Bronnen
Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar, artikelen 2 tot en met 6
Burgerlijk Wetboek, artikel 7:629 lid 3 en 7 (geen loon bij niet meewerken)
UWV: Plan van aanpak
UWV: Deskundigenoordeel