Verzuimprotocol opstellen: voorbeeld en wat erin moet

Een verzuimprotocol is een document waarin staat wat je medewerkers moeten doen als ze ziek worden: hoe en bij wie ze zich ziek melden, hoe ze bereikbaar blijven en wat ze van jou kunnen verwachten. Het is niet wettelijk verplicht, maar zonder schriftelijke afspraken heb je weinig in handen als iemand zich er niet aan houdt. Hieronder lees je wat erin hoort, wat je níet mag opnemen, en vind je een voorbeeld dat je zo kunt overnemen.

Wat is het verschil tussen een verzuimprotocol en verzuimbeleid?

Verzuimbeleid is het grotere plaatje: hoe je als bedrijf met ziekte en gezondheid omgaat, van preventie tot re-integratie. Het verzuimprotocol is het praktische deel daarvan: de spelregels voor de dag dat iemand zich ziek meldt, en de weken daarna.

Voor een klein bedrijf is het protocol meestal genoeg. Eén of twee A4'tjes waarin helder staat wie wat doet.

Is een verzuimprotocol verplicht?

Nee. Er staat nergens in de wet dat je een verzuimprotocol moet hebben. Twee dingen zijn wel verplicht, en daar sluit het protocol op aan:

Je laat je bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst bij de begeleiding van zieke medewerkers (artikel 14 Arbowet).
Je volgt de stappen van de Wet verbetering Poortwachter als iemand langer ziek blijft. Die staan in het complete Poortwachter-stappenplan.

En dan is er nog een reden om het op papier te zetten: houdt een medewerker zich niet aan je afspraken over de ziekmelding, dan mag je het loon alleen opschorten als je die afspraken schriftelijk hebt gegeven (artikel 7:629 lid 6 BW). Mondelinge afspraken tellen daarvoor niet.

Wat zet je in een verzuimprotocol?

Ziekmelden: wanneer (bijvoorbeeld vóór 9.00 uur), bij wie, en hoe (bellen, niet appen)
Wat je vraagt: alleen wat je mag vragen, zie hieronder
Bereikbaarheid: telefoonnummer en verblijfadres, en op welke tijden iemand thuis is voor contact met de bedrijfsarts
Bedrijfsarts: dat de medewerker op het spreekuur komt als de bedrijfsarts dat vraagt
Contact tijdens ziekte: hoe vaak en door wie er contact is
Vakantie: wat er gebeurt bij ziek worden tijdens vakantie, en bij vakantie opnemen tijdens ziekte
Beter melden: wanneer en bij wie iemand zich beter meldt
Afspraken niet nakomen: wat de gevolgen zijn, zoals het opschorten van loon

Ziekmelden: wanneer, bij wie en hoe

Spreek een tijdstip af, bijvoorbeeld vóór 9.00 uur of vóór het begin van de dienst. Zeg bij wie: jou, een leidinggevende, of een vervanger als die er niet is. En zeg hoe: bellen is vaak beter dan een appje, omdat je dan meteen kunt afstemmen wat er van het werk moet worden overgenomen. Wordt iemand op het werk ziek, dan meldt diegene zich af voordat hij of zij naar huis gaat.

Wat je wel en niet mag vragen

Hier gaat het vaak mis. Je mag als werkgever niet vragen wat iemand mankeert, en het ook niet vastleggen als de medewerker het zelf vertelt. Dit mag je wel vragen en vastleggen (volgens de Autoriteit Persoonsgegevens):

het telefoonnummer en (verpleeg)adres waarop de medewerker bereikbaar is
hoe lang de medewerker denkt dat het gaat duren
welke werkzaamheden en afspraken er lopen
of de ziekte te maken heeft met een arbeidsongeval
of het gaat om een verkeersongeval waarbij iemand anders aansprakelijk is
of de medewerker onder een van de vangnetregelingen van de Ziektewet valt

Zet in je protocol dus niet "vertel wat je hebt". Meer hierover lees je in wat je doet in de eerste week van een ziekmelding.

Bereikbaar blijven

Je mag afspreken dat een zieke medewerker op bepaalde tijden thuis is, zodat de bedrijfsarts of arbodienst kan bellen of langskomen. Je mag niet eisen dat iemand de hele dag thuis blijft. Zelf controleren of iemand echt ziek is, mag je ook niet: dat doet de arbodienst of bedrijfsarts.

De bedrijfsarts

Leg vast dat de medewerker op het spreekuur van de bedrijfsarts verschijnt als die daarom vraagt. Wat de medewerker nog wel kan, hoor je van de bedrijfsarts, niet van de medewerker zelf. Is de medewerker het niet eens met het advies, dan kan diegene om een second opinion bij een andere bedrijfsarts vragen.

Vakantie en ziekte

Twee situaties om vast te leggen:

Ziek tijdens vakantie. De medewerker meldt zich ook vanaf het vakantieadres ziek. Die dagen tellen niet als vakantie, tenzij de medewerker er zelf mee instemt. Zie ziek tijdens vakantie.
Vakantie tijdens ziekte. Wil een zieke medewerker op vakantie, dan overlegt diegene dat eerst met jou. Jij geeft toestemming, het liefst na overleg met de bedrijfsarts.

Beter melden

Spreek af dat de medewerker zich op de dag van herstel beter meldt, bij dezelfde persoon als bij de ziekmelding. Wordt iemand binnen vier weken weer ziek, dan tellen beide periodes als één.

Als iemand zich niet aan de afspraken houdt

Zet in het protocol wat er gebeurt als iemand zich niet aan de afspraken houdt. Houdt een medewerker zich niet aan je schriftelijke afspraken over het geven van informatie, dan mag je het loon opschorten (artikel 7:629 lid 6 BW). Werkt iemand zonder goede reden het herstel tegen, of weigert diegene passend werk of mee te werken aan het plan van aanpak, dan hoef je over die periode geen loon te betalen (artikel 7:629 lid 3 BW).

Belangrijk: je moet de medewerker meteen laten weten dat je dit doet. Wacht je te lang, dan kun je er later geen beroep meer op doen (artikel 7:629 lid 7 BW).

En als iemand langer ziek blijft?

Daarvoor hoef je het protocol niet uit te schrijven: dan begint de Wet verbetering Poortwachter, met de probleemanalyse in week 6, het plan van aanpak in week 8 en de ziekmelding bij het UWV in week 42. Een verwijzing in je protocol is genoeg.

Voorbeeld verzuimprotocol

Neem dit over en vul de [haakjes] in. Laat het daarna even checken door je arbodienst.

Verzuimprotocol [bedrijfsnaam]
1. Ziekmelden. Ben je ziek? Bel dan vóór [tijd] naar [naam, telefoonnummer]. Is die niet bereikbaar, bel dan [vervanger]. Een appje of e-mail is niet genoeg. Word je op het werk ziek, meld je dan af bij [naam] voordat je naar huis gaat.
2. Wat we vragen. We vragen hoe lang je verwacht weg te zijn, welke afspraken en werkzaamheden er lopen, waar je bereikbaar bent, en of je ziekte te maken heeft met een ongeval. We vragen niet wat je hebt. Dat bespreek je alleen met de bedrijfsarts.
3. Bereikbaar zijn. Geef je verblijfadres en telefoonnummer door als die anders zijn dan normaal. Zorg dat je tussen [tijd] en [tijd] bereikbaar bent voor de bedrijfsarts of arbodienst.
4. Bedrijfsarts. Onze arbodienst is [naam]. Als de bedrijfsarts je uitnodigt, kom je op het spreekuur. Ben je het niet eens met het advies, dan kun je om een second opinion vragen.
5. Contact. [Naam] neemt na [aantal] dagen contact met je op om te horen hoe het gaat en wat er nodig is.
6. Vakantie. Word je ziek tijdens je vakantie, meld je dan op dezelfde manier ziek. Wil je op vakantie terwijl je ziek bent, overleg dat dan eerst met [naam].
7. Beter melden. Ben je beter, meld je dan op de dag van herstel beter bij [naam].
8. Langer ziek. Ben je langer ziek, dan volgen we samen met de bedrijfsarts de stappen van de Wet verbetering Poortwachter.
9. Afspraken. Houd je je niet aan deze afspraken, dan kunnen we je loon opschorten of stoppen, zoals de wet toestaat. We laten je dat dan meteen weten.

Hoe voer je het in?

Geef het schriftelijk aan iedereen, bijvoorbeeld als bijlage bij het arbeidscontract of in je personeelshandboek. Laat nieuwe medewerkers het bij hun start lezen. Tekenen is niet verplicht. Je kunt het naar eigen inzicht laten tekenen, of laten bevestigen dat het gelezen is.
Laat het checken door je arbodienst. Die weet hoe de ziekmelding bij hen loopt en kan het protocol daarop laten aansluiten.
Heb je een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Dan heb je voor een regeling over ziekteverzuim hun instemming nodig. Bij de meeste kleine bedrijven speelt dit niet.
Houd het actueel. Wisselt je arbodienst of de persoon bij wie mensen zich ziek melden, pas het protocol dan aan.

Hoe Heartsome hierbij helpt

In Heartsome melden medewerkers zich zelf ziek, of doe jij het, afhankelijk van je instellingen. De eerste ziektedag staat dan meteen goed. Bij de ziekmelding kun je notities invullen, en Heartsome herinnert je eraan wat je daar niet in zet: geen diagnose of klachten. De eerste actie die je daarna ziet, is de ziekmelding doorgeven aan je arbodienst, en vanaf dat moment houdt Heartsome alle Poortwachter-deadlines voor je bij.

Je verzuimprotocol zelf zet je als handige link in de bedrijfsinstellingen. Dan ziet iedere medewerker het op de Pulse zodra die inlogt, en hoeft niemand te zoeken waar het staat.

Veelgestelde vragen

Is een verzuimprotocol verplicht? Nee. Maar je moet wel een bedrijfsarts of arbodienst inschakelen voor de begeleiding van zieke medewerkers. En alleen met schriftelijke afspraken mag je het loon opschorten als iemand zich er niet aan houdt.

Mag ik in mijn verzuimprotocol vragen wat iemand heeft? Nee. Wat iemand mankeert, bespreekt de medewerker alleen met de bedrijfsarts.

Mag ik eisen dat een zieke medewerker thuis blijft? Je mag afspreken dat iemand op bepaalde tijden bereikbaar of thuis is voor contact met de bedrijfsarts. De hele dag thuis blijven mag je niet eisen.

Mag ik het loon stoppen als iemand zich niet aan het protocol houdt? Je mag het loon opschorten als iemand zich niet houdt aan je schriftelijke afspraken over het geven van informatie. Werkt iemand het herstel tegen of weigert diegene zonder goede reden passend werk, dan hoef je over die periode geen loon te betalen. Laat het de medewerker wel meteen weten.

Moet de medewerker het protocol tekenen? Dat is niet wettelijk verplicht. Je kunt het naar eigen inzicht wel laten tekenen, of de medewerker laten bevestigen dat diegene het heeft gelezen. Dan kan niemand later zeggen dat hij of zij het niet kende.

De regels rondom ziekteverzuim kunnen veranderen. Dit artikel geeft een algemeen beeld op basis van de huidige Nederlandse wetgeving, en is geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel altijd een jurist of HR-adviseur.

Bronnen

Burgerlijk Wetboek, artikel 7:629 lid 3, 6 en 7 (loon bij ziekte, opschorten en stoppen)
Arbeidsomstandighedenwet, artikel 14 (bedrijfsarts)
Autoriteit Persoonsgegevens: Regels voor werkgevers bij zieke werknemers